Зачем внедрять систему электронного документооборота

Поскольку все больше бизнес-процессов компании уходит в онлайн-сферу, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) становится не прихотью, а необходимостью. Такие СЭД как «Тесса» https://www.target-tech.ru/ представляют собой выделенные платформы, для пользования которыми требуется приобретать специальное IT-оборудование и пакет программного обеспечения, а также взаимодействовать с оператором, который будет контролировать корректность ведения электронного документооборота, подлинность документов, подписей и пр.

Виды систем электронного документооборота, плюсы их внедрения

Среди наиболее распространенных типов систем электронного документооборота выделяют следующие их виды:

  • электронный архив;
  • СЭД с workflow-функциями (документы жестко привязаны к определенным операциям);
  • СЭД-коллаборации (порталы для публикации и хранения большого количества данных);
  • СЭД с усложненным функционалом, работающая по типу CRM-системы.

Чем сложнее и функциональнее система, тем дороже компании обойдется ее внедрение и использование. Однако СЭД с дополнительными инструментами позволяют не только систематизировать и хранить документы, но и регулировать договорную, платежную и тендерную деятельность, обрабатывать входящую документацию, протоколы совещаний разных структур компании, Кроме того, благодаря возможности интеграции со сторонними сервисами, после внедрения СЭД в электронном формате станет возможно:

  • согласование рабочей документации (например, проектной) и передача ее в другие подразделения;
  • подписание исполнительной документации;
  • ведение кадрового документооборота и мн. др.

Несмотря на серьезные расходы финансовых и временных ресурсов, требующихся для внедрения СЭД, в конечном итоге благодаря электронному документообороту компания может оптимизировать большинство бизнес-процессов, повысить производительность труда. Основной проблемой остается необходимость продолжения ведения бумажного документооборота для работы с контрагентами, не пользующимися СЭД.

Комментарии и уведомления в настоящее время закрыты..

Комментарии закрыты.